Ochrana osobních údajů dle GDPR

Správa nemovitostí & bytových domů - Kollman&Partners s.r.o. ke GDPR

V návaznosti na aplikaci Obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů č. 2016/679/EU GDPR informujeme naše klienty o zásadách ochrany osobních údajů. 

Vlastník nemovitosti, společenství vlastníků nebo bytové družstvo (dále souhrnně Vlastník) je v postavení správce osobních údajů ve smyslu článku 4 odst. 7 GDPR. Společnost Kollman&Partners s.r.o. (správa nemovitostí & bytových domů) je při poskytování služeb správce nemovitostí v pozici zpracovatele osobních údajů dle článku 4 odst. 8 GDPR.

V souladu s článkem 28 odst. 3 GDPR je uzavřena mezi Vlastníkem a správou nemovitostí smlouva o zpracování osobních údajů.

Správa nemovitostí & bytových domů bude při zpracování osobních údajů postupovat v souladu s povinnostmi dle GDPR a bude vůči správci osobních údajů (tj. vůči Vlastníkovi) plnit povinnosti dle GDPR v potřebném rozsahu.

Současně jsme také v souladu s článkem 28 odst. 1 GDPR přijali nezbytná technická a organizační opatření, aby zpracování osobních údajů splnilo náročné požadavky kladené GDPR na zpracovatele osobních údajů. Technické opatření spočívají v odpovídajícím zabezpečení výpočetní techniky, přístupových práv a oprávnění k nakládání s osobními údaji. Organizační opatření spočívají v přijetí odpovídajících vnitřních předpisů a procesu k nastavení přístupových práv k nakládání s osobními údaji v souladu s GDPR. Průběžně vyhodnocujeme, analyzuje a testuje přijatá technická a organizační opatření, aby bylo zabráněno neoprávněnému užití či zneužití osobních údajů. 

Prohlášení o zpracování osobních údajů

Prohlášení o zpracování osobních údajů dle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a poučení subjektů údajů (dále jen „GDPR“).
I. Správce osobních údajů
Kollman&Partners s.r.o., Rybná 716/24, 110 00 Praha 1, IČ: 24760196, (dále jen „Správní firma“) Vás tímto v souladu s čl. 12 GDPR informuje o zpracování Vašich osobních údajů a o Vašich právech.
II. Kategorie subjektů údajů
  • Kontaktní osoby subjektů, které se společností Správní firma uzavírají nebo uzavřely smlouvu správě domu a pozemku, zejména statutární orgány společenství vlastníků
  • Kontaktní osoby dodavatelů společnosti Správní firma

III. Kategorie osobních údajů, které jsou předmětem zpracování
  • údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci subjektu
  • údaje umožňující kontakt

IV. Účel a právní základ zpracování osobních údajů
  • Vedení evidence klientů na základě oprávněného zájmu spočívajícího v plnění smlouvy s osobou, se kterou společnost Správní firma uzavřela smlouvu správě domu a pozemku
  • Vedení evidence dodavatelů na základě oprávněného zájmu spočívajícího v plnění smlouvy s dodavatelem
  • Vedení spisové evidence na základě oprávněného zájmu spočívajícího ochraně práv společnosti Správní firma
  • Nabídka vlastních služeb společnosti Správní firma na základě opravného zájmu spočívajícího v propagaci vlastních produktů a služeb
  • Vedení vlastního účetnictví a daňové evidence na základě plnění zákonné povinnosti

V. Zdroje osobních údajů
  • Přímo od subjektů údajů – příkazní smlouva, korespondence
  • Veřejně přístupné rejstříky (katastr nemovitostí, obchodní rejstřík)

VI. Doba zpracování osobních údajů
  • Pro účely vedení spisové evidence, evidence klientů a evidence dodavatelů: po dobu trvání příslušné smlouvy, a dále po dobu 4 let od jejího ukončení, pokud nenastane skutečnost stavící běh této lhůty (např. zahájení soudního řízení)
  • Pro plnění zákonných povinností: pod dobu 10 let o vystavení daňového dokladu
  • Pro nabídku vlastních služeb společnosti Správní firma: po dobu trvání smlouvy o správě domu a pozemku či závazků z ní plynoucích, a dále po dobu 3 měsíců od jejího ukončení
VII. Práva subjektů údajů
Máte právo:
  • žádat společnost Správní firma o přístup k osobním údajům, které o vás společnost Správní firma zpracovává, vč. poskytnutí jejich kopie;
  • žádat opravu osobních údajů, které jsou neaktuální či nepřesné;
  • vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu;
  • žádat omezení zpracování vašich údajů zejména po dobu vyřizování námitky či opravy;
  • žádat výmaz údajů, které jsou zpracovávány protiprávně